Introduction
La comptabilité est certainement l'aspect de gestion le plus technique au sein des associations. Pour autant, toute association se doit de tenir une comptabilité minimum et lorsque cette dernière reçoit des subventions publiques, il peut lui être demandé de fournir un bilan comptable respectant le plan comptable associatif.
Piwam 1.1 est livré avec des outils comptables minimaux permettant d'ores et déjà de tenir une comptabilité simple. Cette page a pour objectif de poser les besoins et les idées discutés pour améliorer les outils comptables livrés dans Piwam.
Demandes à considérer
- L'ajout d'un champ "solde de départ" à un compte. En effet, l'association qui utilise Piwam peut avoir un compte créditeur ou débiteur au début d'un exercice et pouvoir utiliser une valeur de départ != de 0. J'ai pensé au départ utiliser une dépense ou une recette mais du coup cela gène la sortie d'un bilan.
- La capacité à sortir un bilan qui prenne en compte ou non les valeurs de dépenses créditées ou débitées (payées ou reçues) ce qui permettrait d'avoir un bilan virtuel et un bilan réel de l'état des comptes (genre case à cocher pour prendre en compte les non-reçues, non-payée).
- La gestion d'écritures comptables récurrentes (mensuelles, notamment) : proposition énoncé dans le cadre des cotisations.
- Intégration et contraintes du plan comptable association
- Comptabilité journalisée à double champs
- Génération de tous les bilans selon le détail de la comptabilité : compte de résultat (produits et charges) + bilan (actif et passif)
- Sélection de l'année sur laquelle afficher le bilan
- Export du bilan au format PDF
- Import/Export des données comptables (QIF ? OFE ?)
Scénarios d'utilisation
Achat de consommables : DVD-R
Une association achète pour 40€ des DVD-R afin de produire des DVDs qu'elle revend. Les DVD-R sont donc des fourniture stockées dont le stock évolue au fil de l'exercice ou des années. Le paiement se fait en liquide.
- Actuellement :
- On insère une nouvelle dépense dans le compte en banque d'une valeur de 40€, on l'affecte éventuellement à l'activité "Vente de DVDs"
- Lorsque l'on vend les DVDs, on insère une recette dans le compte banque ou caisse selon le type de paiement lié à l'activité "Vente de DVDs"
- Proposition :
- Nouvelle écriture pour l'achat des DVDs : crédit de 40€ du compte "Banque (512)" (oui, quand on dépense de l'argent, ça crédite) et débit de 40€ du compte "Fournitures (317)" + sauvegarde la facture des DVD-R comme pièce-justificative de l'écriture
- Si on veut jouer avec les stocks, on peut faire varier le compte de "Fourniture (317)" et de "Produits finis (355)", mais ça dépend du détail de la comptabilité que l'on souhaite effectuer
- Lors de la vente des DVDs, nouvelle écriture : on crédite le compte "Ventes de produits finis (701)" et on débite le compte "Banque (512)" + émission de la facture (enregistrement comme pièce comptable)
- Lors de la génération du bilan :
- Compte de résultat : on prend en compte les écritures du compte "Banque (512)" et on ajoute le crédit/débit au passif/actif du compte de bilan
- Compte de bilan : on ajoute à l'actif le restant des fournitures
Modélisation
Proposition de modélisation envoyée sur la liste de diffusion (source)
Bonjour, Est-ce qu'une importation de données (membres) peut être envisagée au format excel / access ? En fait nous utilisions Excel pour gérez notre école, mais les bilans sont assez complexes, car des élèves quittent en pleine année, d'autres payent retard, etc.. merci et bravo pour Piwam
Tout dépend... le problème d'excel et d'access c'est que ce sont plus ou moins des bases de données et de fait on ne peut pas importer leurs données sans comprendre le sens de la structure de la base. Je rajoute un point concernant la réflexion du format d'import/export pour les données comptables.
Bonsoir, Je viens de découvrir et d'adopter Piwam, je le trouve parfait à un détail près : il ne gère pas les exportations en PDF : cette fonctionnalité serait très intéressante pour les Bilans Financiers d'une part mais aussi pour la Liste des Membres et pourquoi pas pour exporter directement des étiquettes adresses à imprimer. En espérant que le PDF sera bientôt dan Piwan ;-)
Salut ! La génération au format PDF est prévue ! Rendez-vous avec la 1.2 !
Bonjour, je viens tout juste de découvrir et d'essayer Piwam : bravo ! Par rapport à la comptabilité et à la gestion des recettes/dépenses, il pourrait être (très) pratique de pouvoir associer une recette/dépense à un membre en particulier, et de retrouver, lorsqu'on consulte la fiche d'un membre, l'ensemble des recettes/dépenses qui lui sont associées. Par ailleurs ce serait bien de pouvoir indiquer l'heure (et non pas seulement la date) d'une recette/dépense, et aussi, pourquoi pas un champ de texte "Notes" pour préciser certaines informations concernant la recette/dépense ? (en ce qui me concerne je suis en train de monter une association dont l'activité principale sera la mise à disposition de salles de répétition avec tarif horaire, d'où un grand intérêt pour Piwam !) Autre suggestion : pouvoir créer des groupes de membres (dans mon cas par exemple, créer un "groupe membres" pour un groupe de musique comportant 3 adhérents; et dans la fonction "Mailing" on pourrait envoyer un message aux membres de ce groupe uniquement).
Bonjour, un petit message pour vous dire que le travail sur la compta sera effectué pour Piwam 1.2. Il s'agira donc de la killer-feature de cette nouvelle release :-)
Bonjour,
j'avais vu piwam et aujourd'hui je me suis lancé, installation facile, usage pour une radio associative. Spontanément je me dis qu'une gestion avec des budgets pourrait compléter l'usage de piwam. Une gestion de l'envoi de mail par groupe d'adhérent refléterait aussi ce qui se vit en irl :-) Sinon je trouve cette idée très intéressante et même si je comprends pas tous les outils employés en tant que bénévole d'une radio associative je vais approfondir cette prise en main. A suivre donc avec la comptabilité associative. Un lien direct vers le plan comptable dans la barre de menu latérale compléterait également les fonctions.
Cordialement
Stéphane http://www.radiocampustours.com
Bonsoir,
J'utilise piwam depuis peux pour mon club sportif (http://www.lesloupsblancs-footus.com) et c'est un outil très complet. Concernant le compta, est-il prévu pour la prochaine version la possibilité d'effectuer des mouvements inter comptes (ex : banque vers caisse de monnaie). Personnellement, je trouve que cette fonctionnalité serait très utile dans le cadre des fonds de roulement.
Cdlt
Bonjour je découvre Piwam, et je suis intéressé en tant que trésorier d'un petite association pour le dialogue interreligieux http://cerdi.net
Pour le moment je réalise la comptabilité dans un tableau Excel (en fait open Office) mais je trouve intéressant de pourvoir utilise un système avec interface WEB pour la communication avec les autres membres du bureau
La liste des adhérents avec les adresses e-mail et la possibilité d'envoyer un courrier électronique à tous me semble très intéressante. Et je suis intéressé aussi par le développement de la notion de groupe de destinataires, ou la possibilité de cocher dans la liste tel ou tel destinataire (future version sans doute)
Gérer les cotisations avec intégration directe dans le bilan comptable est très efficace aussi.
Pour la comptabilité, une écriture "a nouveau" soit en dépense soit en recette, permet de démarrer l'exercice avec un solde non nul, je pense que c'est suffisant.
Je vois aussi qu'il est possible de supprimer des écritures: en comptabilité, c'est très suspect, et on peut, même si le logiciel demande une confirmation, supprimer par erreur: la méthode normale est d'annuler une écriture en passant une écriture contraire (une dépense de 100 € sera annulée par une dépense de -100€). Il n'y a donc pas besoin de supprimer des écritures, mais il faut pouvoir indiquer un montant négatif (qu'on peut faire apparaître en rouge pour le signaler, ça peut être un paramètre de configuration du logiciel).
Par contre j'aimerais avoir un deuxième champ d'information pour indiquer selon les cas un numéro de chèque ou un numéro de bordereau de remise de chèque
J'aimerais aussi pouvoir faire facilement un rapprochement entre ce qui apparaît dans Piwam pour notre compte bancaire et les relevés que la banque nous envoie : au lieu d'une simple case à cocher "perçu oui ou non", j'aimerais donc avoir "perçu à telle date", ou non perçu si pas de date; (et de manière analogue pour les dépenses, "payé à telle date" : j'utiliserai cette date pour indiquer la date du relevé bancaire où apparaît cette opération)
Par ailleurs la distinction "dépenses recettes" n'est pas la plus facile pour la comptabilité : il faudrait avoir un journal des dépenses et des recettes dans chaque compte bancaire, ou compte de caisse. En fait on peut garder le mode de saisie actuel, mais ajouter un mode de saisie par journal de banque. On pourra ensuite retrouver toutes les écritures, soit dans la liste des dépenses soit dans la liste des recettes soit dans les journaux bancaires. Et le rapprochement avec les relevé de notre banque se fera évidemment par les journaux bancaires: pour un rapprochement plus facile, on devrait pouvoir trier les écritures par date d'opération ou date du relevé bancaire, et sélectionner toutes les écritures validées avant telle date (ce qui permettra de retrouver facilement une erreur lorsqu'il y aura des différences entre les relevés de la banque et les écritures passées dans Piwam)
Par ailleurs il m'arrive souvent de déposer à la banque un ensemble de chèques qui donneront lieu à une seule écriture sur le relevé de la banque... comment gérer simplement ce regroupement dans piwam ?
Enfin les cotisations sont payées par chèque ou en espèce, ces écritures devraient donc apparaître aussi dans les journaux de banque ou de caisse, selon les cas.
Merci pour votre travail!
ptregouet@esaip.org
Pourriez-vous envisager de proposer plusieurs monnaie ? En effet, nous sommes une association en Suisse et ne gérons pas les euros
Bonjour je viens de découvrir Piwam. Installation en local, sous Wamp très facile. Utilisation extrement facile et fluide. Pour ma part, il manquerait juste de pouvoir choisir une période pour les bilans. (de date 1 à date 2), pour faire le bilan annuel de 2011 par exemple.
Merci pour votre boulot!
Bonjour, Très content d'avoir découvert cet outil formidable. Peut-on avoir une page à part avec le nom de l'inscrit et le listing des dons et le total. Celà permettrai de l'imprimer en tant qu'attestation de don. Voilà c'est un besoin réel.
merci
Bonjour je viens de mettre en place PIWAM pour notre association de malade http://www.myasthenie.com
Votre travail est remarquable mais j'aimerai pouvoir injecter facilement dans les bases MySql? la liste des membres inscrits.
Je vais essayer de faire la manip via phpmydamin (nous sommes déjà sur des bases MySql? phpbb3) Mais si vous pouviez prévoir une plateforme d'interfaçage cela serait top.
De même un outil de requête serait un vrai plus!
encore Bravo pour votre application qui est très pratique.
Merci beaucoup pour votre tarvail , Amicalement Pierre